Un cliente devuelve un artículo, emites un reembolso completo y el siguiente pago de Shopify es inferior a lo esperado. Si la contabilidad solo contiene el ingreso bancario neto, la devolución, el reembolso, la comisión original de la tarjeta y una disputa posterior pueden quedar reducidos a una cifra sin explicación. Reconstruirla lleva tiempo en cada cierre y puede ocultar un gasto real.
LedgerLeaf conecta la revisión mediante una exportación de ventas guardada y los informes de pagos de Pro. Mantienes visible la referencia del pedido, sigues los movimientos de dinero y entregas a tu asesor una explicación verificable.
Distingue devolución, reembolso y contracargo
Estos eventos responden a preguntas distintas. La guía de devoluciones de Shopify distingue el movimiento de mercancía de la devolución del dinero.
| Evento | Qué ha cambiado | Qué guardar junto a las exportaciones LedgerLeaf |
|---|---|---|
| Devolución | Un producto ha regresado | Artículo, cantidad, estado, fecha y decisión de reponerlo, repararlo o darlo de baja |
| Reembolso | Has devuelto dinero | Referencia del pedido, fecha, importe, detalles de impuestos y envío, y justificantes del pago |
| Contracargo | El titular de la tarjeta ha impugnado un pago ante su banco | Importe disputado, comisión, motivo, estado, plazo para aportar pruebas y resultado |
Un reembolso no demuestra que el artículo haya regresado ni que sea vendible. Una disputa abierta no determina la pérdida definitiva. Guardar estas distinciones junto a los datos exportados evita que un estado sustituya tres decisiones diferentes.
Por qué las exportaciones nativas Shopify dejan huecos
La exportación de pedidos Shopify incluye un importe reembolsado, pero por sí solo no explica qué pago lo financió ni por qué permanece una comisión. Shopify también documenta diferencias entre informes de ventas y totales actuales de pedidos. Considerarlos un historial completo de ajustes puede llevarte a investigar la diferencia equivocada.
Una hoja de cálculo casera añade otro punto débil. Eliminar columnas y sustituir la venta original por el neto actual puede borrar la explicación que necesitarás el mes siguiente. LedgerLeaf guarda las columnas elegidas dentro de Shopify y ofrece informes de pagos en la misma app, reduciendo la preparación repetitiva de archivos.
Sigue un reembolso completo en LedgerLeaf
Un pedido de ejemplo vale 120 € y la comisión original es de 3,60 €. Después, el cliente devuelve el artículo y recibe los 120 € íntegros. El ejemplo usa una moneda y excluye impuestos, envío, conversión y otros costes del pedido.
1. Mantén identificable el pedido original
Abre Sales en LedgerLeaf dentro del panel Shopify. En Edit filters, incluye la fecha del pedido original y comprueba que la selección de pagos no excluya los pedidos reembolsados. Un reembolso de este mes puede corresponder a una venta anterior.
En Column presets, guarda un perfil como refund-review con nombre o ID del pedido, fecha, moneda, importes de ventas, detalles del pago y campos fiscales que necesite tu asesor. Comprueba el pedido en la vista previa y elige Export XLSX o Export CSV. Conserva el archivo original y la confirmación del reembolso de Shopify con su fecha real.
2. Explica ambos efectos en los pagos
Abre Payouts en Pro y exporta los registros de Shopify Payments correspondientes. Usa la referencia del pedido y los datos del pago para seguir el cobro original, la comisión y el reembolso posterior. Compara las mismas monedas y las fechas reales de las transacciones, y concilia cada pago afectado con el banco.
| Movimiento que comprobar | Efecto en el ejemplo |
|---|---|
| Cobro original de 120 € menos 3,60 € de comisión | Aportación de 116,40 € al primer pago |
| Reembolso completo posterior | Deducción de 120 € de un pago posterior |
| Lote posterior que habría pagado 1.000 € | El banco recibe 880 € tras este reembolso |
| Resultado de caja atribuible al pedido | Permanece un coste de 3,60 € |
La diferencia de 120 € del lote posterior es el reembolso, no otra comisión. Las reglas de reembolsos Shopify confirman que la comisión original de la tarjeta no se devuelve. No restes el reembolso otra vez si la cifra de ventas utilizada ya lo incluye.
La advertencia de Leafy
Un pago puede incluir muchos pedidos. La aportación de 116,40 € no es necesariamente un ingreso bancario separado. Si los fondos disponibles no cubren el reembolso, Shopify puede cargar el importe a la cuenta bancaria según la ubicación. Sigue los justificantes reales.
3. Añade la decisión de inventario o el resultado de la disputa
Anota junto a las dos exportaciones si el artículo devuelto es vendible, está dañado o espera inspección. Tu asesor debe confirmar el tratamiento del inventario, los impuestos y los asientos contables.
Para un contracargo, utiliza el mismo perfil de ventas y la revisión de pagos Pro para separar el importe disputado de la comisión. Guarda con los archivos el estado y el plazo para aportar pruebas que indique Shopify. Si ganas, comprueba la recuperación posterior en los registros de pagos, sin dar por definitiva la deducción inicial. La guía Shopify sobre contracargos explica la respuesta y la recuperación. Los demás proveedores de pagos necesitan sus propios extractos.
Facilita la explicación del próximo reembolso
Guarda juntos exportaciones, conciliación bancaria, pruebas del reembolso o disputa y nota de inventario. En el próximo cierre reutiliza el perfil de columnas LedgerLeaf y actualiza los filtros. La configuración permanece en el panel Shopify sin una cuenta aparte.
Free incluye las exportaciones de ventas reutilizables. Pro añade informes de pagos por 5,90 USD al mes con siete días de prueba. Data Export IO parte de 12 USD al mes para tiendas Basic Shopify, con precios superiores en otros planes. Es un coste recurrente mayor para esta tarea concreta. LedgerLeaf combina el diseño de ventas guardado y los justificantes de pagos por menos, evitando que un reembolso habitual obligue a reconstruir la hoja de cálculo.
Prueba LedgerLeaf Pro durante siete días con un pedido reembolsado.
