Un client renvoie un article, vous effectuez un remboursement intégral et le versement Shopify suivant est inférieur au montant attendu. Si la comptabilité ne contient que le dépôt bancaire net, retour, remboursement, frais de carte initiaux et contestation ultérieure peuvent se fondre en un chiffre inexpliqué. Le reconstituer prend du temps à chaque clôture et peut masquer une charge réelle.
LedgerLeaf relie les vérifications grâce à un export de ventes enregistré et aux rapports de versement Pro. Gardez la référence de commande visible, suivez les mouvements d’argent et fournissez à votre comptable une explication vérifiable.
Distinguer retour, remboursement et rétrofacturation
Ces événements répondent à des questions différentes. La documentation Shopify sur les retours distingue le mouvement des marchandises du remboursement.
| Événement | Ce qui a changé | À conserver avec les exports LedgerLeaf |
|---|---|---|
| Retour | Un produit est revenu | Article, quantité, état, date et décision de remise en stock, réparation ou sortie du stock |
| Remboursement | Vous avez restitué de l’argent | Référence de commande, date, montant, détail des taxes et de livraison, justificatifs du paiement |
| Rétrofacturation | Le titulaire de la carte a contesté un paiement auprès de sa banque | Montant contesté, frais, motif, statut, échéance des justificatifs et résultat |
Un remboursement ne prouve ni le retour de l’article ni son état vendable. Un litige ouvert ne détermine pas la perte définitive. Conserver ces distinctions avec les données exportées évite qu’un statut remplace trois décisions différentes.
Pourquoi les exports natifs Shopify laissent des zones d’ombre
L’export des commandes Shopify comprend un montant remboursé. Ce chiffre seul n’explique ni le versement qui l’a financé ni les frais de carte conservés. Shopify documente aussi des écarts entre rapports de ventes et totaux actuels des commandes. Les traiter comme un historique complet des ajustements peut conduire à rechercher le mauvais écart.
Un tableur maison ajoute une fragilité. Supprimer des colonnes et remplacer la vente initiale par le net actuel peut effacer l’explication nécessaire le mois suivant. LedgerLeaf enregistre vos colonnes de ventes dans Shopify et propose les rapports de versement dans la même application, réduisant la préparation répétitive des fichiers.
Suivre un remboursement intégral dans LedgerLeaf
Une commande d’exemple vaut 120 € avec 3,60 € de frais de traitement initiaux. Le client retourne ensuite l’article et reçoit les 120 € intégralement. Cet exemple utilise une devise et exclut taxes, livraison, conversion et autres coûts de commande.
1. Garder la commande initiale identifiable
Ouvrez Sales dans LedgerLeaf depuis l’administration Shopify. Dans Edit filters, incluez la date de commande initiale et vérifiez que la sélection des paiements n’exclut pas les commandes remboursées. Un remboursement du mois peut concerner une vente antérieure.
Dans Column presets, enregistrez un profil comme refund-review avec nom ou ID de commande, date, devise, montants des ventes, détails du paiement et champs fiscaux nécessaires. Vérifiez la commande dans l’aperçu, puis choisissez Export XLSX ou Export CSV. Conservez le fichier original et la confirmation Shopify du remboursement avec sa date réelle.
2. Expliquer les deux effets sur les versements
Ouvrez Payouts dans Pro et exportez les données Shopify Payments correspondantes. Utilisez la référence de commande et les détails du paiement pour suivre l’encaissement initial, les frais et le remboursement ultérieur. Comparez les mêmes devises et les dates réelles des transactions, puis rapprochez chaque versement concerné de la banque.
| Mouvement à vérifier | Effet dans l’exemple |
|---|---|
| Encaissement initial de 120 € moins 3,60 € de frais | Contribution de 116,40 € au premier versement |
| Remboursement intégral ultérieur | Déduction de 120 € d’un versement ultérieur |
| Lot ultérieur qui aurait versé 1 000 € | La banque reçoit 880 € après ce remboursement |
| Résultat de trésorerie attribuable à la commande | Un coût de 3,60 € subsiste |
L’écart de 120 € du lot ultérieur est le remboursement, pas de nouveaux frais de traitement. Les règles Shopify sur les remboursements confirment que les frais de carte initiaux restent dus. Ne déduisez pas le remboursement une seconde fois si le montant de ventes utilisé l’intègre déjà.
Le point de vigilance de Leafy
Un versement peut regrouper plusieurs commandes. La contribution de 116,40 € n’est pas nécessairement un dépôt bancaire distinct. Si les fonds disponibles ne couvrent pas le remboursement, Shopify peut débiter le compte bancaire selon le pays. Suivez les justificatifs réels.
3. Ajouter la décision de stock ou l’issue du litige
Notez avec les deux exports si l’article retourné est vendable, endommagé ou en attente d’inspection. Votre comptable doit confirmer le traitement du stock, des taxes et des écritures.
Pour une rétrofacturation, utilisez le même profil de ventes et le contrôle des versements Pro pour séparer le montant contesté des frais de litige. Conservez le statut et l’échéance des justificatifs Shopify avec les fichiers. Si vous gagnez, vérifiez la restitution ultérieure dans les données de versement au lieu de considérer la déduction initiale comme définitive. La documentation Shopify sur les rétrofacturations explique la réponse et la restitution. Les autres prestataires de paiement nécessitent leurs propres relevés.
Faciliter l’explication du prochain remboursement
Rangez ensemble exports, rapprochement bancaire, justificatifs du remboursement ou du litige et note de stock. À la prochaine clôture, réutilisez le profil de colonnes LedgerLeaf et actualisez les filtres. La configuration reste dans l’administration Shopify, sans compte séparé.
Free comprend les exports de ventes réutilisables. Pro ajoute les rapports de versement pour 5,90 USD par mois avec sept jours d’essai. Data Export IO commence à 12 USD par mois pour les boutiques Basic Shopify, avec des prix supérieurs sur les autres forfaits. C’est un coût récurrent plus élevé pour ce besoin précis. LedgerLeaf associe le format de ventes enregistré et les justificatifs de versement à moindre coût, pour qu’un remboursement courant n’impose pas de reconstruire le tableur.
Essayez LedgerLeaf Pro pendant sept jours avec une commande remboursée.
