Una buena hoja de conciliación de pagos de Shopify no se limita a colocar un ingreso bancario junto a un pago. Conserva la actividad de origen, registra la correspondencia exacta y deja pruebas suficientes para que otra persona pueda revisarla el mes siguiente.
La estructura fiable más sencilla consta de dos pestañas: una exportación intacta de los pagos de LedgerLeaf Pro y una hoja de conciliación bancaria con una fila por pago. La primera explica el dinero; la segunda demuestra dónde llegó.
La respuesta rápida de Leafy
Exporta la actividad pertinente de los pagos de Shopify Payments desde LedgerLeaf Pro a una pestaña de origen. En una segunda pestaña, registra una fila por cada pago recibido con su identificador o referencia, fecha, divisa, importe del pago de LedgerLeaf, fecha bancaria, importe bancario, diferencia, estado de revisión y notas. Mantén separadas las divisas e investiga toda diferencia distinta de cero.
Esta es información contable general, no asesoramiento contable ni fiscal. Utiliza las cuentas, los criterios temporales y el umbral de importancia relativa acordados para tu negocio.
Copia esta plantilla para conciliar pagos
Utiliza estas columnas en la pestaña de control:
| Columna | Qué registrar |
|---|---|
| Periodo | El mes o periodo de cierre que se está revisando |
| ID o referencia del pago | El identificador que vincula la fila con la prueba del pago |
| Fecha del pago | La fecha asociada al pago de Shopify Payments |
| Divisa | Una sola divisa de pago por fila |
| Estado | Programado, Depositado, Fallido u otro estado que aparezca |
| Importe del pago de LedgerLeaf | El importe neto del pago en el informe o la exportación de LedgerLeaf Pro |
| Fecha del ingreso bancario | La fecha en que el banco registró el ingreso |
| Importe del ingreso bancario | El importe que llegó a la cuenta bancaria |
| Diferencia | Importe del ingreso bancario menos importe del pago de LedgerLeaf |
| Estado de revisión | Conciliado, Diferencia temporal o Revisar |
| Referencia de la transferencia | La referencia bancaria o del pago, cuando esté disponible |
| Notas y pruebas | Explicación de la excepción, nombre del archivo de origen y persona que revisó |
Si el importe del pago está en la columna F y el importe bancario en la H, una fórmula básica para la diferencia es =H2-F2. Un indicador sencillo puede ser =SI(ABS(I2)<0,01;"Conciliado";"Revisar"), adaptado a la configuración regional de tu hoja de cálculo y a tu política de revisión. No uses una tolerancia para ocultar una diferencia real.
Mantén intacta la pestaña de origen de LedgerLeaf
No sobrescribas los datos de origen con correcciones. Exporta desde LedgerLeaf Pro la actividad de pagos del periodo, colócala en una pestaña como Origen de pagos LedgerLeaf y anota la fecha de exportación y la divisa. A continuación, crea la pestaña de conciliación bancaria a partir de esas pruebas.
Esta separación importa porque un pago es un movimiento neto de efectivo, no un total de ventas. Según la guía actual de Shopify sobre los detalles de los pagos, un pago puede incluir cargos, reembolsos, ajustes, comisiones, reservas y las transacciones que componen el importe. La exportación de transacciones incluye los campos Importe, Comisión y Neto. Shopify también indica que algunas partes de la vista Pagos están en acceso anticipado, por lo que las etiquetas y la navegación pueden variar entre tiendas.
LedgerLeaf Pro aporta a la plantilla una capa de datos de Shopify repetible: los informes de pagos y los datos exportables de pagos forman parte del mismo flujo de trabajo del panel de control de Shopify que los demás registros contables. La hoja de cálculo sigue siendo la superficie de control; LedgerLeaf evita que su origen se convierta en otro archivo que tengas que reconstruir de memoria.
Concilia un pago con cuatro comprobaciones
1. Confirma la identidad antes que el importe
Comprueba el ID del pago o la referencia de la transferencia, la divisa, la cuenta de destino y el estado. Un importe parecido no es suficiente. Shopify indica que Depositado significa que el pago se ha enviado al banco, pero el banco puede necesitar tiempo adicional para procesarlo.
2. Haz coincidir el ingreso bancario
Introduce la fecha y el importe bancarios y calcula la diferencia. Una diferencia de cero cierra la conciliación de efectivo. Un ingreso que aún no aparece puede mantenerse como Diferencia temporal mientras siga abierto el plazo de procesamiento bancario previsto; un pago fallido o un importe sin explicar debe quedar en Revisar.
3. Rastrea las excepciones hasta el origen
Cuando la diferencia no sea cero, o el pago sea inesperadamente bajo, vuelve al informe de pagos de LedgerLeaf y a la actividad subyacente de Shopify. Revisa reembolsos, comisiones, disputas, reservas, ajustes, divisas y partidas pendientes, en vez de modificar la hoja hasta que cuadre.
La documentación de Shopify sobre los informes financieros deja claro que el informe de actividad de Shopify Payments refleja movimientos en el saldo de pagos, no ingresos a efectos contables. Mantén separada la conciliación del pago del asiento de ventas.
4. Cierra la fila con pruebas
Registra el nombre del archivo de origen o el periodo del informe, la nota sobre la excepción, la persona que hizo la revisión y la fecha de revisión. Bloquea las filas terminadas si varias personas usan el libro y empieza un periodo nuevo sin borrar el rastro anterior.
El aviso de Leafy
Nunca combines distintas divisas de pago en una sola fórmula. Concilia cada divisa con su cuenta bancaria o saldo en divisa correspondiente y documenta por separado cualquier conversión.
El patrón duradero es sencillo: LedgerLeaf aporta pruebas de pagos repetibles; la hoja registra la correspondencia bancaria y las excepciones. Esa conexión convierte una plantilla vacía en un control mensual que realmente puedes reutilizar.
Usa los informes de pagos de LedgerLeaf Pro en tu próxima conciliación.
