Un cliente paga en dólares, tu tienda genera informes en euros y Shopify envía pagos a varias cuentas bancarias. Todas las cifras pueden ser correctas y parecer imposibles de conciliar si mezclas tres funciones monetarias distintas. Pierdes tiempo buscando diferencias de cambio que podrían ser comisiones o dinero que aún no ha llegado al banco.
LedgerLeaf reúne informes de pagos y exportaciones de ventas reutilizables en el panel de Shopify. Parte de los registros de pagos de Pro, explica cada abono en la moneda recibida y conserva al lado los detalles de los pedidos. Tu asesor podrá comprobar la conciliación sin que tengas que reconstruir los archivos.
Separar las tres funciones monetarias
- La moneda de presentación es la utilizada por el cliente al finalizar la compra.
- La moneda de pago es la que Shopify envía a tu cuenta bancaria para pagos.
- La moneda contable es la utilizada en tus registros financieros.
Vender en varias monedas no siempre significa recibir pagos en varias divisas. La guía de Shopify sobre pagos en múltiples monedas exige un plan Advanced o Shopify Plus, una región y una cuenta bancaria aptos. Si Shopify solo paga en EUR, concilia los pagos en EUR aunque los clientes paguen en USD. Si envía EUR, USD y GBP a cuentas específicas, separa cada divisa.
Las herramientas nativas de Shopify reparten los detalles de abonos, movimientos del periodo y ventas entre distintas vistas. Un total de ventas convertido no explica un abono concreto. Una hoja casera empeora el problema si suma dólares y euros o sobrescribe importes originales. LedgerLeaf mantiene la revisión de pagos y tus perfiles de ventas guardados en una sola app, reduciendo la preparación repetitiva en la siguiente entrega.
Seguir un pago en USD con LedgerLeaf Pro
Supongamos que una empresa con contabilidad en euros recibe pagos en USD en una cuenta en USD. Los siguientes importes son ilustrativos, no tarifas de Shopify.
1. Empieza por los registros de pagos
Abre Payouts en LedgerLeaf Pro dentro del panel de Shopify y exporta los datos de pagos de Shopify Payments que revisarás. Identifica el pago en USD que vas a conciliar y conserva su referencia y fecha con el archivo. Excluye los registros en EUR y GBP del cálculo en USD.
Usa la exportación y los detalles del pago original para explicar el abono. Revisa cobros, reembolsos, comisiones y ajustes incluidos en ese pago. No des por hecho que contiene todas las ventas del mes.
| Movimientos del pago en USD | Importe |
|---|---|
| Cobros a clientes | 10.000 USD |
| Reembolsos | −300 USD |
| Comisiones de procesamiento | −200 USD |
| Comisión por pago en múltiples monedas | −15 USD |
| Pago neto en USD | 9.485 USD |
| Abono bancario en USD | 9.485 USD |
Si restas solo reembolsos y comisiones de procesamiento, esperas 9.500 USD. La deducción adicional de 15 USD explica por qué llegaron 9.485 USD. Es una comisión del pago, no una pérdida de cambio sin explicar. Shopify puede cobrar por pagos en una moneda no nacional aunque cliente y banco usen la misma divisa. Usa la comisión real de tu tienda.
2. Reutiliza los documentos de ventas
Para investigar un pedido con tu asesor, abre Sales en LedgerLeaf. En Edit filters, incluye la fecha original del pedido, que puede ser anterior al periodo del pago. En Column presets, conserva nombre o ID del pedido, fecha, moneda, detalles del cobro e importes relevantes de ventas e impuestos. Guarda un perfil como currency-review y usa Export XLSX o Export CSV.
Las columnas guardadas mantienen las referencias que permiten relacionar una duda sobre el pago con su venta. El mes siguiente reutiliza el perfil en lugar de eliminar columnas otra vez. Conserva también los detalles originales del cobro cuando la moneda del cliente y la del pago difieran.
3. Explica los importes pendientes al cierre
Un pago enviado a final de mes puede llegar al banco al mes siguiente. Anota referencia, importe, moneda y cuenta prevista junto a la exportación de LedgerLeaf y confirma después su llegada. No clasifiques un abono pendiente como diferencia de cambio solo para cerrar el mes.
El informe de actividad de Shopify Payments permite comprobar el periodo por separado para cada divisa de pago. Consérvalo con los archivos de LedgerLeaf y el extracto bancario para explicar saldo inicial, movimientos, pagos y saldo final.
Separar una conversión bancaria posterior
El banco convierte después los 9.485 USD a 0,90 EUR por dólar. Resultan 8.536,50 EUR antes de una comisión bancaria separada de 10 EUR, por lo que quedan 8.526,50 EUR. El pago original de Shopify ya cuadraba en 9.485 USD. Forzar el abono en euros dentro de esa conciliación en USD mezclaría una comisión bancaria y una conversión posterior con un pago ya explicado.
Conserva el justificante de conversión con los datos conciliados de LedgerLeaf. Tu asesor podrá aplicar los tipos de cambio, fechas contables y tratamiento de diferencias de cambio adecuados. Este ejemplo no establece que debas convertir todas las ventas en la fecha del pago.
Una revisión mensual más sencilla por menos dinero
LedgerLeaf funciona dentro de Shopify sin una cuenta adicional. Pro cuesta 5,90 USD al mes e incluye informes de pagos y exportaciones de ventas guardadas. Data Export IO cobra 35 USD al mes para Advanced Shopify y 50 USD para Plus. Es una factura mayor en los planes aptos para pagos en múltiples monedas. Para este trabajo de exportación y revisión, LedgerLeaf ofrece los documentos necesarios con un coste mensual mucho menor.
Prueba LedgerLeaf Pro gratis durante siete días con tu próximo pago.
