Has pagado 4.800 dólares a un proveedor por 400 unidades. Al cierre mensual has vendido 250. Shopify muestra 3.000 dólares de coste de ventas. Si contabilizas toda la factura como coste de ventas, sobrevaloras los costes en 1.800 dólares y el mes parece menos rentable.
Con un coste unitario constante de 12 dólares, esos 1.800 dólares corresponden a las 150 unidades sin vender. Lo difícil es demostrar qué ventas, cantidades y costes respaldan esas cifras cuando lo pregunta tu asesor.
LedgerLeaf reúne exportaciones de ventas e instantáneas de inventario dentro de Shopify. Úsalas juntas para verificar lo vendido, conservar el dato de existencias y entregar documentos que expliquen la diferencia.
Por qué el pago al proveedor no es tu coste de ventas
En este ejemplo no hay existencias iniciales, devoluciones, mercancía dañada ni otros movimientos. Las 250 unidades vendidas se prepararon y enviaron dentro del periodo. El coste de inventario aprobado es de 12 dólares por unidad.
| Operación | Cálculo | Importe en dólares |
|---|---|---|
| 400 unidades compradas | 400 × 12 | 4.800 |
| 250 unidades vendidas | 250 × 12 | 3.000 de coste de ventas |
| 150 unidades restantes | 150 × 12 | 1.800 de existencias |
Los costes de lo vendido y lo restante explican toda la compra. Según la NIC 2, el coste de las existencias se reconoce como gasto en el periodo del ingreso correspondiente. Tu asesor debe confirmar los componentes del coste, el momento de reconocimiento y el método de valoración aplicables.
Una multiplicación correcta también necesita pruebas. La factura demuestra la compra, pero no que se vendieron 250 unidades y quedan 150. Ahí entran los documentos de LedgerLeaf.
Comprueba lo vendido con una exportación guardada
Abre Sales en LedgerLeaf y usa Edit filters para seleccionar el periodo del cierre. Revisa los pedidos incluidos, especialmente cerca de fin de mes. Un pedido recibido en el periodo puede seguir pendiente de preparación. Acuerda el criterio de corte contable antes de considerarlo una venta para el coste de ventas.
Con Column presets, guarda los campos que necesita tu asesor para identificar los pedidos. Descarga XLSX para Excel o CSV para importar. Conserva el archivo original con la factura y el cálculo. El mes siguiente reutiliza la plantilla y cambia el periodo, sin reconstruir el archivo.
En el ejemplo, usa las referencias de pedido exportadas para localizar las ventas de las 250 unidades. Aclara cancelaciones, reembolsos y pedidos sin preparar antes de aceptar la cantidad. Un reembolso y una devolución física son eventos distintos. Reembolsar no demuestra que la mercancía volvió al almacén.
Los informes de beneficios de Shopify tienen una carencia costosa. Solo incluyen productos y variantes con costes registrados al venderse. Un beneficio aparentemente preciso puede esconder datos incompletos.
Si 20 de las 250 unidades no tenían registrado el coste de 12 dólares, las 230 restantes aportarían solo 2.760 dólares al coste de ventas. Hay que investigar la diferencia de 240 dólares. Compara las pruebas de ventas de LedgerLeaf con el desglose entre ventas con y sin costes registrados del resumen de finanzas de Shopify. Guarda las referencias de los pedidos para el ajuste de tu asesor.
Contrasta lo restante con la instantánea de inventario
Conserva la instantánea de LedgerLeaf Pro del cierre con la exportación de ventas. Vincula el producto o la variante al documento del proveedor y compara las 150 unidades restantes con el recuento físico. Anota fecha y estado del inventario para explicar qué representa la cantidad.
Los informes de inventario Shopify cambiaron el 1 de octubre de 2026. Desde entonces usan la cantidad físicamente presente, denominada On hand, incluidas las unidades comprometidas y no disponibles. Los periodos anteriores siguen mostrando la cantidad disponible para vender. Compararlos sin comprobar la base puede crear una diferencia de stock falsa.
Si figuran 150 unidades pero cuentas 149, investiga aparte la unidad ausente. No la ocultes elevando lo vendido a 251. La mercancía dañada también puede necesitar una corrección de valor aunque permanezca en el almacén. Guarda estas excepciones con la instantánea para revisarlas.
No apliques los nuevos precios al cálculo anterior
Supongamos que la siguiente entrega cuesta 14 dólares por unidad. Multiplicar las 150 unidades originales restantes por ese precio actual daría 2.100 dólares, es decir, 300 dólares por encima del coste original.
Guarda el justificante de los 12 dólares con la exportación y la instantánea LedgerLeaf anteriores. Cuando se mezclan compras a distintos precios, el método de valoración aprobado determina la asignación de costes. El coste actual del producto o una hoja casera con un único precio sobrescrito no explican ese historial.
Un cierre más sencillo por menos al mes
LedgerLeaf evita reconstruir las columnas de ventas y reunir de nuevo los justificantes de inventario en cada cierre. Funciona dentro de Shopify sin cuenta separada. Las plantillas de columnas y exportaciones CSV o XLSX son gratuitas. Pro cuesta 5,90 dólares estadounidenses al mes y añade instantáneas de inventario e informes de pagos e impuestos.
Data Export IO parte de 12 dólares estadounidenses al mes para tiendas Basic Shopify y cobra más en planes superiores. Es una factura mayor para quien necesita la revisión de ventas y existencias descrita aquí. LedgerLeaf aporta esos documentos por menos, sin convertir cada cierre en otro proyecto de hojas de cálculo.
