Diez unidades en la estantería, cuatro comprometidas con pedidos sin preparar y otras seis en camino. La instantánea de junio indica 6. Un informe posterior podría indicar 10 con las mismas existencias. Confundir esa diferencia con una entrega o mercancía perdida te lleva a buscar ajustes innecesarios y retrasa el cierre mensual.
LedgerLeaf Pro incorpora las instantáneas de inventario al trabajo contable en Shopify. Usa la instantánea como registro del cierre, explica las diferencias por SKU y conserva al lado el archivo de ventas correspondiente. El mes siguiente podrás explicar lo entregado sin reconstruirlo desde pantallas que ya han cambiado.
Qué cambió en los informes de inventario de Shopify
Según la documentación de informes de inventario de Shopify, desde el 1 de octubre de 2026 los informes usan la cantidad En existencias. Los periodos anteriores mantienen la cantidad Disponible.
En existencias incluye unidades disponibles, comprometidas y no disponibles. Los traslados entrantes quedan excluidos hasta su recepción. Los estados del inventario responden así a preguntas distintas sobre la misma mercancía.
Este cambio hace poco fiable comparar hojas mensuales sin identificar su base. Una cantidad superior puede deberse al criterio del informe y no a una reposición. Shopify proporciona el informe, pero la cifra sola te deja conectar la fecha de corte, el estado del stock y los justificantes.
La respuesta rápida de Leafy
Conserva el periodo y la base de la cantidad junto a la instantánea LedgerLeaf. Compara datos equivalentes antes de interpretar una diferencia como movimiento de stock. Las seis unidades de la ilustración corresponden al ejemplo de junio siguiente, cuando Shopify informaba del inventario disponible.
Por qué diez unidades daban una instantánea de seis en junio
Para el SKU MUG-GRN-01, supongamos estas existencias al cierre de junio de 2026, sin unidades no disponibles.
| Estado del inventario | Unidades | Qué indica |
|---|---|---|
| En existencias | 10 | Físicamente en la sucursal |
| Comprometido | 4 | Reservadas para pedidos sin preparar |
| Disponible | 6 | Todavía se pueden vender |
| Entrante | 6 | En tránsito y aún sin recibir |
La instantánea de junio indica 6 unidades disponibles, calculadas como 10 menos 4. Con las mismas existencias y la base En existencias de octubre, la cantidad sería 10. Las seis unidades entrantes no pertenecen a ninguna de las dos cifras.
Con un coste unitario ilustrativo de 18 €, seis unidades dan 108 € y diez dan 180 €. Esa diferencia de 72 € muestra por qué importa identificar la cantidad antes de usar el archivo para valorar el inventario. Confirma con tu asesor contable qué cantidades y costes corresponden.
Convierte la diferencia en un registro de cierre con LedgerLeaf
Abre LedgerLeaf dentro del panel de control de Shopify y usa la instantánea de Pro en la revisión mensual. No necesitas una cuenta externa aparte. Revisa el ejemplo de las tazas con la instantánea y los justificantes delante.
- Identifica el registro. Guarda la instantánea LedgerLeaf con una nota que indique mes, corte, zona horaria, sucursales y estado del inventario utilizado. Quien revise después tendrá un punto de partida claro.
- Explica la cantidad de tazas. Para junio, anota seis disponibles, cuatro comprometidas y seis entrantes para
MUG-GRN-01. Adjunta las referencias de los pedidos sin preparar y del traslado. Tu asesor verá por qué ni 10 ni 16 representan las unidades disponibles de junio. - Documenta los pedidos. En LedgerLeaf Sales, usa Edit filters para seleccionar los pedidos pertinentes, conserva sus referencias y los campos de producto o SKU en Column presets y exporta XLSX o CSV. Revisa los pedidos antiguos aún pendientes al corte por separado de los nuevos del mes. Filtrar solo por fecha de venta excluiría los primeros.
- Explica el stock compartido. Si las tazas también forman parte de un pack de regalo, conserva la regla SKU de LedgerLeaf con la revisión. Dos fichas que usan las mismas existencias físicas no son dos grupos distintos de tazas. Así detectas un posible doble recuento antes de entregar los datos.
Guarda notas y archivos en la carpeta del cierre mensual. El mes siguiente reutiliza la misma configuración de columnas de Sales y la misma estructura de revisión. LedgerLeaf reúne los justificantes de inventario y ventas en una app para que te concentres en las diferencias, sin reconstruir el formato de los archivos.
Resuelve las anomalías antes de entregar la instantánea
Una cantidad negativa o un SKU ausente necesitan una explicación, no una hoja más bonita. Busca el artículo en el historial de ajustes de Shopify, documenta el motivo y guarda cualquier corrección junto a la instantánea LedgerLeaf. No sustituyas el justificante original por un total nuevo sin explicar.
Si el recuento físico encuentra nueve tazas en lugar de diez, existe una diferencia aparte de una unidad. Las cuatro unidades comprometidas de junio no la explican. Conservar la nota del recuento junto a la instantánea evita mezclar dos problemas distintos en un ajuste.
Un cierre más sencillo con un coste mensual menor
Una hoja casera te deja mantener el formato y comprobar las cifras copiadas. Una app de informes más amplia puede hacerte pagar más de lo necesario para este cierre. Data Export IO parte de 12 USD al mes para tiendas Basic Shopify, con precios superiores en otros planes Shopify. LedgerLeaf Pro cuesta 5,90 USD al mes, incluidas las instantáneas y las herramientas contables utilizadas aquí.
Para quien busca justificantes de stock y archivos de ventas reutilizables dentro de Shopify, LedgerLeaf es la opción más sencilla y económica. Prueba el proceso con un mes y un SKU antes de extenderlo al cierre completo.
