Dix unités en rayon, quatre engagées pour des commandes non traitées et six autres en route. L’instantané de juin indique 6. Un rapport ultérieur pourrait afficher 10 pour la même situation. Prendre cet écart pour une livraison ou du stock manquant entraîne des recherches inutiles et retarde la clôture mensuelle.
LedgerLeaf Pro intègre les instantanés de stock à votre travail comptable dans Shopify. Utilisez l’instantané comme référence de clôture, expliquez les écarts par SKU et conservez le fichier de ventes correspondant à côté. Le mois suivant, vous pourrez expliquer le dossier transmis sans le reconstituer depuis des écrans qui ont changé.
Ce qui a changé dans les rapports de stock Shopify
Selon la documentation des rapports de stock de Shopify, les rapports utilisent la quantité En stock depuis le 1er octobre 2026. Les périodes antérieures conservent la quantité Disponible.
En stock comprend les unités disponibles, engagées et indisponibles. Les transferts entrants restent exclus jusqu’à réception. Les états du stock répondent ainsi à différentes questions sur les mêmes marchandises.
Comparer des tableurs mensuels sans préciser cette base devient trompeur. Une hausse peut venir du critère du rapport plutôt que d’un réapprovisionnement. Shopify fournit le rapport, mais le chiffre seul vous laisse relier la date de clôture, l’état du stock et les justificatifs.
La réponse rapide de Leafy
Conservez la période et la base de quantité avec l’instantané LedgerLeaf. Comparez des données équivalentes avant d’interpréter un écart comme un mouvement de stock. Les six unités de l’illustration correspondent à l’exemple de juin ci-dessous, lorsque Shopify présentait le stock disponible.
Pourquoi dix unités donnaient un instantané de six en juin
Pour le SKU MUG-GRN-01, supposons cette situation fin juin 2026, sans unités indisponibles.
| État du stock | Unités | Signification |
|---|---|---|
| En stock | 10 | Physiquement sur place |
| Engagé | 4 | Réservées aux commandes non traitées |
| Disponible | 6 | Encore vendables |
| Entrant | 6 | En transit et pas encore reçues |
L’instantané de juin donne 6 unités disponibles, soit 10 moins 4. Avec le même stock et la base En stock d’octobre, la quantité serait 10. Les six unités entrantes ne figurent dans aucun des deux nombres.
À un coût unitaire illustratif de 18 €, six unités donnent 108 € et dix donnent 180 €. Cet écart de 72 € montre pourquoi il faut préciser la quantité avant d’utiliser le fichier pour valoriser le stock. Faites valider les quantités et le traitement des coûts par votre comptable.
Transformer l’écart en justificatif de clôture avec LedgerLeaf
Ouvrez LedgerLeaf dans l’interface administrateur Shopify et utilisez l’instantané de Pro pour la revue mensuelle. Aucun compte externe séparé n’est nécessaire. Reprenez l’exemple des tasses avec l’instantané et les justificatifs devant vous.
- Identifiez le document. Conservez l’instantané LedgerLeaf avec une note précisant mois, date de clôture, fuseau horaire, emplacements et état du stock utilisé. La personne qui vérifiera ensuite disposera d’un point de départ clair.
- Expliquez la quantité de tasses. Pour juin, notez six unités disponibles, quatre engagées et six entrantes pour
MUG-GRN-01. Joignez les références des commandes non traitées et du transfert. Le comptable comprendra pourquoi ni 10 ni 16 ne représentent le stock disponible de juin. - Documentez les commandes. Dans LedgerLeaf Sales, utilisez Edit filters pour sélectionner les commandes pertinentes, gardez leurs références et les champs produit ou SKU dans Column presets, puis exportez en XLSX ou CSV. Vérifiez séparément les anciennes commandes encore ouvertes à la clôture et les nouvelles du mois. Un filtre sur la seule date de vente exclurait les premières.
- Expliquez le stock partagé. Si les tasses composent aussi un coffret, conservez la règle SKU LedgerLeaf avec la revue. Deux fiches puisant dans le même stock physique ne représentent pas deux lots distincts de tasses. Vous repérez ainsi un éventuel double comptage avant transmission.
Gardez notes et fichiers dans le dossier de clôture. Le mois suivant, réutilisez la même présélection de colonnes Sales et la même structure de contrôle. LedgerLeaf réunit les justificatifs de stock et de ventes dans une application. Vous pouvez vous concentrer sur les écarts plutôt que reconstruire le format des fichiers.
Résoudre les anomalies avant de transmettre l’instantané
Une quantité négative ou un SKU manquant demande une explication, pas un tableur plus propre. Retrouvez l’article dans l’historique des ajustements Shopify, documentez le motif et conservez toute correction avec l’instantané LedgerLeaf. Ne remplacez pas le justificatif initial par un nouveau total inexpliqué.
Si le comptage physique trouve neuf tasses au lieu de dix, il existe un écart distinct d’une unité. Les quatre unités engagées de juin ne l’expliquent pas. Garder la note de comptage à côté de l’instantané évite de fusionner deux problèmes dans un seul ajustement.
Une clôture plus simple à moindre coût mensuel
Un tableur maison vous laisse entretenir sa mise en page et vérifier les chiffres copiés. Une application de reporting plus large peut aussi vous faire payer au-delà des besoins de cette clôture. Data Export IO démarre à 12 USD par mois pour les boutiques Basic Shopify, avec des tarifs supérieurs sur les autres forfaits Shopify. LedgerLeaf Pro coûte 5,90 USD par mois, instantanés et outils comptables utilisés ici compris.
Pour les marchands qui veulent des justificatifs de stock et des fichiers de ventes réutilisables dans Shopify, LedgerLeaf est donc le choix le plus simple et économique. Essayez le processus sur un mois et un SKU avant de l’étendre à toute la clôture.
