Un versement Shopify arrive en banque et vous le comptabilisez en ventes. La banque concorde, mais vos revenus incluent les taxes collectées et masquent les frais de paiement. Votre comptable doit reconstituer les montants avant de clôturer le mois.
Un plan comptable donne une destination à chaque montant. LedgerLeaf le rend pratique grâce aux exports de ventes réutilisables et aux justificatifs de versements, taxes et stocks dans l’administration Shopify. Vous transmettez chaque mois les mêmes catégories claires sans reconstruire un tableur.
Associer chaque compte à une source LedgerLeaf
Conservez le plan comptable général de l’entreprise. Validez intitulés et numéros avec votre comptable, puis préparez les justificatifs Shopify selon cette correspondance.
| Compte | Contenu | Justificatif |
|---|---|---|
| Ventes de produits | Revenus avant remises et retours | Export des ventes LedgerLeaf Free |
| Remises et retours sur ventes | Réductions distinctes des revenus | Même export avec les détails correspondants |
| Revenus de livraison | Livraison facturée aux clients | Même export |
| Taxes ou TVA à payer | Taxes collectées à reverser | Export des ventes et contrôle fiscal Pro |
| Compte de passage Shopify Payments | Fonds transitant par Shopify Payments | Rapport de versements Pro |
| Frais de paiement | Frais déduits des paiements | Rapport de versements Pro |
| Banque | Fonds réellement reçus | Justificatif de versement et relevé bancaire |
| Stocks et coût des marchandises vendues | Stock détenu et coût des unités vendues | Instantanés Pro et justificatifs d’achat |
| Charges Shopify et applications | Abonnements, applications et charges associées | Factures Shopify |
Cartes-cadeaux, avoirs boutique, autres prestataires et rétrofacturations peuvent nécessiter des comptes supplémentaires. Ajoutez-les selon vos usages. Faites confirmer le traitement fiscal, les dates de comptabilisation et les écritures de stocks par votre comptable.
Les rapports financiers Shopify distinguent les composantes des ventes, mais le fonctionnement natif vous laisse assembler différents rapports pour la comptabilité. Un modèle copié fait encore moins. Il nomme les destinations sans faciliter la préparation des données du mois suivant.
Préparer une fois le fichier des ventes
Ouvrez les ventes dans LedgerLeaf Free et sélectionnez la période convenue avec les filtres. Validez le filtre de paiement avec votre comptable. Se limiter aux commandes payées peut être insuffisant pour votre méthode comptable.
Choisissez les identifiants de commande, dates, devises et champs de ventes, paiements et taxes nécessaires. Gardez distincts ventes brutes, remises, retours, livraison et taxes. Enregistrez cette sélection comme préréglage de colonnes, sous Comptabilité mensuelle par exemple, puis exportez en CSV ou XLSX.
Conservez la correspondance comptable avec le profil enregistré. Votre comptable voit quels montants justifient chaque compte. Le mois suivant, vous réutilisez les colonnes validées. LedgerLeaf enregistre la configuration de l’export. L’affectation aux comptes et les écritures restent dans votre processus comptable.
Suivre les montants du mois jusqu’aux comptes
Supposons que votre fichier de ventes LedgerLeaf justifie ces montants illustratifs dans une seule devise. Tous les paiements et remboursements passent par Shopify Payments et sont réglés le même mois. Il n’y a ni solde initial, ni retenue, ni commande impayée, ni carte-cadeau, ni autre ajustement.
| Composante des ventes | Montant | Compte destinataire |
|---|---|---|
| Ventes brutes de produits | 1 000 € | Ventes de produits |
| Remises | 100 € | Remises sur ventes |
| Retours de produits | 50 € | Retours sur ventes |
| Livraison après remboursements | 30 € | Revenus de livraison |
| Taxes après remboursements | 176 € | Taxes à payer |
Après remises et retours, les revenus des produits sont de 850 €. Avec 30 € de livraison et 176 € de taxes, les fonds clients nets atteignent 1 056 €. La taxe est un exemple, pas un taux recommandé.
Ouvrez les versements dans LedgerLeaf Pro et examinez les mouvements correspondants. Supposons que les frais soient de 26 € et que la banque reçoive 1 030 €. Ces justificatifs expliquent la destination des 1 056 €. Frais et versement réduisent le compte de passage, qui se retrouve soldé dans ces conditions.
Comptabiliser les 1 030 € reçus comme revenus surévaluerait de 150 € les 880 € de revenus des produits et de livraison. L’export des ventes explique revenus et taxes. Celui des versements explique frais et transfert bancaire. Ne déduisez pas une seconde fois le même remboursement avec les données de versement.
Shopify précise aussi que son rapport d’activité Shopify Payments n’est pas un état des revenus. Si les paiements sont réglés le mois suivant, conservez le montant expliqué au compte de passage sans forcer les comptes à égaler le versement.
Simplifier la prochaine clôture à moindre coût
Réutilisez le profil de ventes, changez la période et conservez les exports Pro de versements et taxes avec la même correspondance. Les vues Pro par pays et taux permettent de contrôler les taxes sans créer un compte du grand livre pour chaque pays.
Conservez les instantanés Pro des stocks avec les justificatifs d’achat et de coût. Une quantité seule ne détermine pas une écriture de coût des marchandises vendues. Les rapports de stock Shopify dépendent aussi des coûts et données de stocks. Ajoutez les factures Shopify pour les charges d’exploitation.
LedgerLeaf facilite cette préparation dans l’administration Shopify sans compte séparé. Les profils de ventes sont gratuits. Pro coûte 5,90 USD par mois. A2X Mini coûte 29 USD par mois pour 200 commandes maximum. Payer ses intégrations comptables revient cher si votre comptable a seulement besoin de fichiers organisés. Pour ce travail d’export et de contrôle, LedgerLeaf fournit les justificatifs utiles à un coût mensuel bien inférieur.
